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【2018】転職前後のメールは難しい!マナーを守った例文をシーン別で紹介

転職メールイメージフォト

転職が決まったとき、現在の会社や
次にお世話になる職場へご挨拶のメールや
自己紹介のメールをしますよね。

ただ、メールするといってもこれはビジネスのメール。
企業にマイナスの印象を与えないように
きちんとしたビジネスメールのマナーを
知っておく必要があります。

退職、転職理由はさまざまですが、
どんな場合でも最後は「感じよく」
気持ちよく退職したいものです。

前の職場にも新天地でも好印象を
与えたいですよね。

そこで今回はシーン別に、
正しいメールの書き方やマナーについて
ご紹介します。

転職する前に送るメールの基本マナー

転職する場合、前の職場と
転職先に挨拶メールをするのがマナーですよね。
そのときに知っておくと
役に立つ基本マナーがあります。
転職メール マナー 1

挨拶の文を必ず入れるのがマナー

いくら社内用の気の知れたメンバーへの
メールであっても、挨拶の文は必ず入れる
必要があります。

そして気をつけたいのが
相手の役職や名前、漢字の間違いをしないように
すること!

相手が外国人の場合は
スペル間違いにも要注意。
これは失礼に当たるので気をつけましょう。

社内用メールの例文とマナー

今の会社を退職するとき、挨拶のメールを送る
タイミングは最終出勤日が基本マナーです。

仕事の引継ぎなども終わり、退職日を迎えますよね。
そのタイミングで「最後の挨拶」の
メールを送信しましょう。

時間帯は、定時から退社(17時くらい)が
ベストでしょう。

ふさわしい例文(社内向け)

「(件名)退職のご挨拶 〇〇名前

お世話になります。〇〇課△△部長(皆さま)

このたび、私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により12月末で退社する
ことになりました。

本来なら、直接皆さまにご挨拶するべきところですが
メールで失礼します。
今日が最終日になります。

在籍中はいたらぬ点もあり、ご迷惑おかけしたかもしれません。
皆さまには大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
〇年という短い間でしたが、
多くのことを学ばせてもらいました。

今後とも、この職場で培った経験を活かして
頑張っていきたいと思っております。

最後になりましたが、〇〇部長(皆さま)のご健勝と
ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。

名前〇〇」

大勢の人が読む社内メールなので、
退職理由などあまり詳しいことは書かず
退職することとお世話になりました。
みんなに感謝している、といった
シンプルな内容でまとめるのがビジネスマナー。
「一身上の都合」と書くのがベスト。

個人的に可愛がってもらった上司や先輩への
メールは少し内容を変えてもっと濃くしても
良いでしょう。

仕事の愚痴や文句はタブーですが、
一緒に仕事をしてきたときの楽しかった
エピソードや思い出話などに触れたり、
先輩から何を学んだのか、など
具体的に書いても良いでしょう。

退職後も今後お付き合いしたい相手には
最後に自分の連絡先を書きましょう。

社外用(取引先など)へのメールの例文とマナー

社外(取引先など)へ退職のメールを送る
タイミングは、退職日の2、3週間前が目安です。

メールの内容は基本的には社内用と
変わりはありません。

ですが、退職することを知って相手の方が
会社に電話など連絡をしてきてくれるかも
しれません。

そのときにもう退職してしまって
もう会社にいなかった…
そんなことがないようにしたいですよね。

こういったことも考慮して、社外あてのメールの場合は
少し余裕を持って退職日の
ちょっと前に退職の挨拶メールしておくのが良いでしょう。

例文はさきほどの社内用と同じような感じで
かまいませんが、さらに書き加えたい
ものがあります。

それは
・退社日
・退職後の後任者の紹介

です。
やめてしまったら次は誰にこれまでの
仕事の連絡したらよいのか?
相手(取引先)にきちんと伝えておく必要があります。
忘れずに書いてくださいね。

一斉送信でもかまわないが注意点も!

転職の挨拶のメールは多くの人に
送ることになるでしょう。

一通ずつ送信していたら大変です。
挨拶メールは一斉送信してもかまいません。

ただ、気をつけないといけないのが
一斉送信の送り方。
必ず送りたい相手は「BBC」にアドレスを入れましょう。
自分のアドレスは「TO」に。

「CC」で送信してしまうと、
他のメールアドレスが全部
分かってしまうので注意してくださいね。

個人情報なので、アドレスをみんなに
公開されてしまわないように!

他人同士、アドレスを知られないように
配慮するのがマナー。

お世話になった人へは、きちんと
個別に感謝の気持ちを込めて内容に少し変化をつけて
メールするのが良いでしょう。

転職後に送るメールとマナー

転職メール マナー2
転職先(新天地)での挨拶は重要なもの。
特に他の社員は、転職者の入社日に
新人がどんな振る舞いや挨拶をするのか?
興味を持って見ているものです。

第一印象はとても大切です。

口頭できちんとみんなに挨拶するのは
当たり前のことですが、
当日出張などでいない人もいるでしょう。

こういうことも考えて、
転職の挨拶のメールを送る必要があります。
この場合もマナーがあります。

新天地でお世話になる人へ送るメールのマナー

転職先では控えめに、常識をふまえて
大人の挨拶(メール)をしたいものです。

注意するのはメールの文面だけではなく、
文章の長さ。

文章があまりに短すぎても
長すぎてもおかしいですよね。
シンプルに分かりやすく!これがポイント。

失敗して印象が悪いスタートに
ならないようにしましょう!

ふさわしい例文

自分と今後、関わりを持つ社員へ
自己紹介も含めて挨拶のメールを送信します。

「本日〇月〇日より中途入社いたしました
〇〇名前です。

所属は〇〇課となりました。

例1:前職では、△△で〇〇を担当しておりました。
このたびは、まったく違う分野で不慣れな点が多く、
皆さまにはご迷惑おかけするかもしれませんが、
一生懸命がんばりますので
ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

例2:前職では、△△で〇〇を担当しておりました。
皆さまにはご迷惑おかけするかもしれませんが、
一日でも早くこちらの仕事に慣れて、皆さまの
戦力になれるように頑張りますので
ご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

〇〇名前」

前職と同じ分野の仕事なのか?
それともまったく違うのか?こういったことも
踏まえて文章を考えると良いでしょう。

メールを送るタイミング、気をつけること

転職先の社員へ送るメールで必ず書くことは

・自己紹介
・仕事への意気込み

です。
最低限、これだけは誰が読んでも
伝わるように書くように心がけましょう!

また、転職先が外資系だったりすると
英語でメールをしないといけないことも
あるでしょう。

単語のスペルチェックや
英語での文章など、失礼がないように
事前にきちんと正しい英語でメール
できるように下調べをしてくださいね。

件名に気をつけよう!

はじめてメールを送る場合、
気をつけたいのがメールの件名。

長い件名はタブー。
ひと目でメールの内容が分かるような
件名が理想的。
シンプルにまとめるようにしましょう。

また、件名をきちんと考えないと
メールを開く前に迷惑メールかな?と
勘違いされたり、ブロックされてしまう可能性も
ありますので注意しましょう。

これだとせっかく考えて送った挨拶メールも
台無しです。

迷惑メールに間違われやすい件名

「ご確認お願いします」
「お世話になっています」
「返信お願いします」
「はじめまして」
「よろしくお願いします」

こういった件名は迷惑メールやスパムメールに
よく使われます。

ビジネスシーンでもこれは使いますが
こういった件名を使う場合は、このあとに
フルネームや「〇〇です」といったように
自分の名前を入れることをオススメします。

迷惑メールと間違われないようにするために
件名は工夫してくださいね。

おすすめの件名

「お世話になります/〇〇課の名前〇〇です」
「ご報告/名前〇〇」
「件名〇〇/名前〇〇」
「件名〇〇/会社名、名前〇〇」

こんな風に件名のあとに会社名や(社外宛ての場合)
自分の名前を入れると良いでしょう。

英語で書く場合、
英語だけの件名も危険。要注意です。

迷惑メールボックス行き、にならないように
工夫しましょう。

署名の書き方、マナー

ビジネス上のメールなので
署名の書き方にもマナーがあります。
転職メール マナー3

ビジネスなので個人情報は省くのがマナー

あくまでもビジネスなので
個人情報は(携帯メールや電話番号など)
基本、書きません。省くのがマナーです。

携帯のアドレスやフリーアドレスは避けるのがマナー

今後ともお付き合いを続けたい人なら
個別メールで
自分の携帯アドレスや携帯番号などを
書いても良いでしょう。

転職先や転職先の詳細(所在地や電話番号など)を
教えたい場合もあるでしょう。

ですが取引先のときは注意が必要です。

もしかしたら顧客情報(リスト)を流出しているかも?
など疑われたら困りますよね。
誤解を生まないためにも
情報にはくれぐれも気をつけてくださいね。

署名の例文

挨拶メールの最後に添える署名。
社内向きメールだったら
所属部署とフルネーム。

社外向きのメールであれば
会社名、所属部署、フルネームです。

ビジネスなので苗字だけや下の名前だけ、
あだ名といったふうに省略するのはタブーです。

きちんとフルネームで
挨拶メールの最後に書くのがマナーです。

転職前後のメールをもらったときの返信のマナー

転職の前後に挨拶メールを
もらったとき側は、それに対して必ず返信しましょう。
これにも知っておきたいマナーがあります。
転職メール マナー4

基本、返信は24時間以内がマナー

転職する(した)先輩や同僚から
転職前後に連絡や
挨拶のメールをもらうことがあるでしょう。
ビジネスマナーとして必ずすることが返信メール。

せっかく挨拶メールをもらったのですから、
きちんと挨拶を返して
お礼の気持ちを伝えたいものです。

海外出張やよほどの用事がない限り、
基本、メールの返信は24時間以内にする
ようにしましょう。

メールの返事がなかったら
「嫌われていたのかな?」
「メールがちゃんと届いていないのかな」など
相手に気を遣わせたり、
不安にさせてしまうこともあります。

「メールを受け取りました」と
確認できていることを相手に伝えるのがマナーです。
送った側も安心するでしょう。

もらったメールには
なるべく早めに返信するのがマナーです。
最低でも2、3日以内には返信する
ようにしましょう。

返信の例文

もらった挨拶メールの返信の仕方、
例文をご紹介します。

「〇〇様
社外の場合(〇〇会社 △△様)

いつもお世話になっております。
〇〇(会社や部署)の名前〇〇です。

お忙しい中、メールをありがとうございました。
退職のお知らせをいただいて、大変驚いております。
(正直、さみしい気持ちでいっぱいです)

〇〇様には大変お世話になりました。
一緒に仕事をさせていただいた経験は、
私にとってかけがえのない財産となりました。

〇〇様のさらなるご活躍を
お祈り申し上げます。
(新天地での一層のご活躍を応援しております)

今まで(これまで)本当にありがとうございました。
益々のご健勝とご活躍をお祈りいたします。

名前〇〇」

これ以外にも親しかった相手(先輩など)には
仕事のときのエピソードやちょっとした
雑談などを加えても良いでしょう。

また、退職理由が結婚や出産など、
はっきりしていて、理由がおめでたい場合は
「おめでとうございます」
「頑張ってくださいね!」など
お祝いや応援の言葉を添えても良いですね。

逆に返信メールに書くべきではないこと
もあるので注意しましょう!
(もちろん電話での挨拶であっても…です)

それは
・退職理由
・転職先
・プライベートな質問

です。
こういったことは相手が自分から口にしない限り、
こちら側から聞くのはタブーです。
それがマナーです。

やっちゃダメ!転職前後にやってはいけないこと5つ

転職メール マナー5

前の会社の文句、グチを言う

スキルアップのため、だけではなく
以前勤めていた会社が合わない。

人間関係がイヤで転職した…こんな理由で
退職して新しい会社に転職した、という
人もいるでしょう。

その場合、気をつけなければいけないことがあります。
前の職場に対して文句やグチがあるのは
よく分かります。
ですが、それを言う相手は選ばなければ
いけません。

口が堅い親しい友人や家族など…
こういった内容の話題は、
「会社の外の人」だけに収めるようにしましょう。
その方が安全です。

転職先の人に
「前の会社のイヤな先輩がいてね…」
「あの会社は実は〇〇でさあ…」など
文句や悪口を言うのはタブーです。

もちろんSNSに悪口や文句、
会社評価などを書き込む、なんて行為もNGです!

どこで誰が繋がっているか分かりません。
変な尾ひれ背びれがついてあなたがうっかり
口にしてしまったことが大きくなって
広まってしまったら困ります。

また転職先でのお酒の席(歓迎会など)で
あれこれ聞かれて、
ついうっかりしゃべってしまった…
なんてこともないように…
前の職場の文句やグチには
気をつけてくださいね!

前の職場の人のプライバシーに関することを拡散する

同じ職場に長くいたら、前の仕事場の社長のことや
他の役員のことなど…
名前や顔だけではなく、プライベートなことを
耳にしたりして色々知っているケースもあるでしょう。

トップの人たちの家族構成や
趣味程度のことなら話してもそんなに
問題ありませんが、
ブラックな内容(女性関係などスキャンダル系)の
ネタはみんな好きなものです。

こういった話は、知らない人たちは
きっと飛びついてくるでしょう。

もし、何か知っていたとしても秘密厳守がマナーです。
いくら辞めた前の会社のこととはいえ、
プライバシーに関することは
むやみに口にしてはいけません。

それが大人のビジネスマナーです。
気をつけてくださいね。

新天地でのルールに従わず、我が道で通す

前の職場ではOKだったことが
転職先ではNGなこともあります。

例えば身なり。
カジュアルな服装やメークが
OKな職場もあれば、きちんとしていないと
いけない会社もありますよね。
決まった制服があるところもあるでしょう。

「全社禁煙」といった会社も増えてきています。
また、自由に休憩を取っても良い会社もあれば、
休憩時間がきっちり決まっている…

所属部署ごとにみんなで一緒に
休憩をとらないといけない…
こんな会社も中にはあります。

転職したら新天地でのルールに従う。
これがルールです。
新天地で好き勝手に振る舞って
「自己中な子ね!」
と周りからの印象を悪くしないように
注意してくださいね。

最初は控えめに目立たないように…!
これが
転職先での振る舞いの鉄則です。

怖いお局さんに目をつけられたら大変です。
転職したばかりのときは周囲の人から
目を光らせてチェックされ、
身なりや言葉遣いなど色々と見られているものです。
意識して行動するようにしましょう。

フランクな雰囲気であっても馴れ馴れしくしない

「うちの会社へようこそ!」こんな感じで
フレンドリーな社員が多く、
上司に対してもファーストネームで
呼び合う会社もありますよね。

外資系企業だと日本の会社に比べて
自由な社風で何もかも全然違う!
こんなこともあるでしょう。

仲が良いことは良いことですが、
まだ転職したばかり。

いくらフランクで自由な雰囲気であっても、
新しい職場の内部事情を知らないまま
ノリで馴れ馴れしく接したり、
話したりするのは控えましょう。

同じ年の人であっても、タメ口はダメです。

社会人になって何年も経つ…
すごくキャリアがある人であっても、
転職した職場ではあくまでも
「新人」であるということ。

スタート地点に立っていることを忘れないように
気を引き締めて振る舞うのが
大人の女性のマナーです。

以前の仕事のことやプライベートな質問は極力答えない

「前の職場はどんなだったの?」
「どんな人がいたの?」
これは転職先でよく聞かれることではないでしょうか。

転職先の人に、前の職場の人間関係や
職場恋愛の有無、
会社の特色や職員の裏の顔など…
いろいろと質問されるかもしれませんね。

また「彼氏はいるの?」こういったプライベートな
ことをいきなり聞いてくる人もいるでしょう。

転職先で以前の職場のことを詳しく話すのは
なるべく控えましょう。

どこで誰がどんなふうに繋がっているか分かりません。
世間は狭いものです。
ウワサもあっという間に広がってしまいます。

また、彼氏がいるか、いないか?など…
こういったプライベートな質問は、

答えたくなければ答える必要はありません。
ニコッと笑って上手に交わして流しましょう!

自分のストレスにならない程度に
答えたくない質問にはうまく交わす…
こういうテクニックを身につけて
おくと良いですね。

さいごに

転職前後のメールのマナーはいかがでしたか。
難しくとらわれがちですが、
ポイントは4つ。

印象の良い文章を心がける
長くならないようにシンプルにまとめる
「お世話になりました。ありがとうございます」
と感謝の気持ちが伝わる文面にする
新天地で「頑張ります。よろしくお願いします」
と熱意を伝える

これさえきっちり押さえておけば大丈夫!
ぜひ参考に、最低限のマナーを守って、
新しい職場で好印象を与えて気持ちよく
お仕事をしてくださいね。

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ライター紹介 ライター一覧

Risa

Risa

マナー講師、「貴方のカウンセリングルーム」カンファレンススタッフ。
品格のあるマナー、大人の女性が美しくいるための記事を執筆中。

小さいころから動物が大好き。保護活動もしています。
たくさんの猫と暮らした経験から、猫の習性や行動を熟知しています。

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